Das Problem ist allgegenwärtig, aber es fällt oft schwer angemessen darauf zu reagieren. Hier ein erster Entwurf ( altes Pad)

 Sehr geehrte Person,

Ihrer Email vom 01.01.2015 war eine Datei im .zyx-Format angehängt. Das ist
das voreingestellte Dateiformat von Microsoft Word und relativ weit verbreitet.
Allerdings ist es für Nutzer wie mich, die kein MS Word nutzen, schwierig bis
unmöglich die Inhalte der Datei korrekt anzuzeigen bzw. damit weiterzuarbeiten.
Die (leider) verbreitete Praxis, für den Austausch von Dokumenten proprietäre
(d.h. nicht-offene) Datenformate zu verwenden ist aus folgenden Gründen
problematisch:
    * Der Empfänger wird gedrängt, eine bestimmte Version eines bestimmten
    Programms (Word, Excel, etc.) zu beschaffen oder zu behalten.
    * Das Quasi-Monopol von Microsoft wird gefestigt mit den negativen Folgen:
    Hohe Preise und suboptimale Qualität, auch für Microsoft Kunden.
    * Ein zuverlässiges Archivieren der Daten ist mit zumutbarem Aufwand nicht
    möglich (Unklarheit ob zukünftige Versionen die Dateien öffnen können).

Eine technische Lösung wäre, wenn andere Programme die Microsoft-eigenen
Formate öffnen könnten. Allerdings verhindert Microsoft das auf technischer
Ebene durch Geheimhaltung der Spezifikation und auf juristischer Ebene durch
Patente. Das Öffnen funktioniert also nur unzuverlässig, meist mit zerstörter
Formatierung und auf unklarer rechtlicher Grundlage.

Eine Alternative stellen die OpenDocument Formate dar welche auch unter
Microsoft Office zur Verfügung stehen.

Ich würde mich freuen, wenn Sie diese Aspekte bei der Auswahl des Datenformates
für den zukünftigen Dokumentenaustausch berücksichtigen könnten.

Es sollte eine Webapplikation geben, auf der man die Anrede, das betreffende Format und das Datum auswählen, und welche den Text dann anpasst. Wenn die Seite schick, funktional ist ggf. noch ein bisschen lustig ist, könnte sie sich ggf. über Twitter verbreiten.

Vorteile von Java-Script:

• Keinen neuen Dienst auf unserem Server
• Datenschutz: Alle Daten bleiben auf dem Client-Rechner

Nachteile von Java-Script:

• Schlechter Ruf
• Potentielle Zielgruppe hat das wahrscheinlich standardmäßig dekativiert